Optimiza la gestión de tu flujo de trabajo con la metodología Kanban. ¡Generarás menos gastos!
Si sueles atraparte en una tarea durante horas, no consigues llegar a los objetivos marcados o sientes que estás perdiendo el control de tus proyectos, necesitas conocer una metodología que te ahorrará tiempo y dinero: Kanban.
Con Kanban conseguirás aprovechar cada uno de tus recursos y maximizar la optimización de la gestión del flujo de trabajo. En Vaware Labs, te explicamos cómo aplicamos esta metodología en nuestros proyectos y te animamos a incluirla desde ya en tu empresa. ¡Vamos a ello!
¿Qué es Kanban?
Kanban es una metodología agile que ha ido ganando popularidad en las últimas décadas, debido a sus grandes resultados en empresas. Apareció en Japón, de la mano de Toyota Production System (TPS), como método para gestionar el flujo de trabajo. Además, supuso una metodología innovadora, ya que cambió el modelo tradicional de producción (producir para luego vender) por la creación de producto únicamente bajo demanda del cliente.
Aunque nació para aplicarse en los procesos de fabricación, la realidad es que esta metodología puso las bases del Lean Manufacturing en muchas empresas, implantándola en su día a día.
Este sistema de gestión de los proyectos se suele representar en un tablero Kanban donde se reflejan los distintos procesos de flujo de trabajo. Su visualización es a través de una tarjeta Kanban que se irá moviendo por las distintas etapas (To Do, Doing y Done) hasta su finalización.
¿Por qué Kanban hará que aumente tu productividad?
Estamos seguros de que si introduces la metodología Kanban en tu empresa, aumentarás tu productividad y la del equipo porque:
1. Gestionas de manera sencilla las distintas tareas
Sabes lo que está ocurriendo de un solo vistazo. Utilizando los post-its de colores, según la tarea, podrás diferenciar los distintos tipos de trabajo, prioridades o fechas límites. Esto te facilitará la gestión de las distintas tareas de manera rápida y sencilla.
Prioriza el trabajo a través de los colores
Nuestro consejo es que crees tres columnas: To Do (pendiente), Doing (en marcha) y Done (hecho). Cada una de estas etapas representaran un punto del flujo de trabajo. De esta manera, conseguirás agilizar la gestión de las tareas y tener el proyecto bajo control.
2. Visualizas lo que haces (Workflow)
Con el tablero Kanban todo el equipo está al corriente del trabajo del compañero. De esta manera, el equipo conoce el workflow, en el que se está trabajando y, así, se evitan interrupciones. ¿Cuántas veces no te ha parado un compañero preguntándote cuánto te queda en una tarea? ¡A partir de ahora, esto no sucederá!
Cuando tienes un elemento por hacer lo colocas en la columna To Do, una vez te pones a trabajar en ello lo llevas a la columna Doing y, finalmente, cuando ya está terminado se traslada a la columna Done. ¡Acostúmbrate a seguir este método!
3. Limitas la cantidad de trabajo. Sé realista (WIP)
Con Kanban mantienes un flujo de trabajo adecuado. Limitas los trabajos en cada etapa para prevenir un exceso de compromiso que, finalmente, provoca que no acabes la tarea.
Se debe definir cuantas tareas como máximo se pueden realizar en cada una de las fases del ciclo de trabajo. Por ejemplo, puedes definir que como máximo se pueden estar desarrollando 4 tareas a la vez. A esto, se le añade la idea de que para empezar una nueva tarea otra tiene que haber sido finalizada.
Stop starting, start finishing
¿Cuál es el objetivo? La finalidad es que te centres en cerrar tareas y no en empezar. Por ello, limitar el WIP impide empezar nuevas cosas mientras otras están sin cerrar. ¡Lo difícil es encontrar el mejor WIP!
4. Realizas un seguimiento en tiempo real del flujo de trabajo
Conoces en todo momento el flujo de trabajo real y te mantienes constantemente activo, ya que puedes comprobar en todo momento el estado del proyecto. Al ser un metodología muy visual, no tienes complicaciones para entender el workflow.
Sin duda, se trata de una herramienta ideal para evitar perder el tiempo y seguir cada paso que da tu proyecto.
5. Reorganiza tu trabajo
Una de las ventajas de la metodología Kanban es su capacidad por cambiar prioridades al vuelo. Reorganizar tu trabajo es realmente sencillo con Kanban. Además, te ayuda a entender aquello que estás haciendo bien y lo que no.
Si empleas esta metodología a tu día a día, estamos seguros de que fomentarás la mejora continua en tu equipo. Cada miembro trabajará para aportar lo mejor de él a los resultados finales.
Al final todo se reduce a aprovechar de manera óptima nuestros recursos
Kanban es algo más que notas adhesivas en la pared. Kanban supone una filosofía y estilo de vida empresarial que proporcionará una nueva visión al equipo. Los datos lo confirman y es que el tiempo de entrega de los trabajos, en las empresas que han implantado Kanban, se ha visto reducido un 37%. ¡Crea más valor para tu cliente y genera menos gastos!
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